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一、什么是檔案？

1.什么是檔案?

    檔案是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2.檔案工作由誰領(lǐng)導(dǎo)？

    新修訂《檔案法》將黨管檔案明確納入法律條例，即堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。這一點充分的說明檔案工作的性質(zhì)，為黨管檔，為國守史。

3.檔案工作的原則是什么？

    檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

1.《中華人民共和國檔案法（中華人民共和國主席令第47號）》對檔案室和檔案館機(jī)構(gòu)和職責(zé)的規(guī)定

    機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

    中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

2.《第13號國家檔案局令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》》對機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)定

    機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。

    機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。

    《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：

    1.機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

    縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

    2.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

    3.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。

四、檔案外包服務(wù)工作開展的要求

第13號國家檔案局令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：

    機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

    機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68）規(guī)定。

如何做好檔案外包服務(wù)工作呢？

    首先，應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 68）規(guī)定。 
    1.檔案外包服務(wù)必須在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下開展工作，檔案屬于機(jī)關(guān)單位，屬于集體、國家所有，各部門檔案移交給機(jī)關(guān)單位的綜合檔案室，而不是某檔案外包服務(wù)公司的檔案室。
    2.要加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案機(jī)構(gòu)，一把手負(fù)總責(zé)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)。作為機(jī)關(guān)單位必須明確檔案工作人員，要求政治可靠，業(yè)務(wù)過硬。即使有所兼職，也不能顧此失彼，明確崗位職責(zé)，按制度規(guī)章管理好檔案。對可以外包服務(wù)的工作委托外包公司開展，但是要劃定權(quán)限范圍，做好監(jiān)督指導(dǎo)。
    3.檔案是重要的文化財富，是歷史的真實記錄?！稒n案法》要求，一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。依靠企業(yè)開展檔案外包服務(wù)是檔案保護(hù)的重要手段，企業(yè)的靈活性、創(chuàng)新性、規(guī)范化有利于新時代檔案工作的可持續(xù)開展，但是要做好外包服務(wù)工作的管理、安全、保密工作。通過審查企業(yè)資質(zhì)、規(guī)范員工行為、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、適時監(jiān)督檢查、培訓(xùn)考核反饋等途徑，進(jìn)一步規(guī)范檔案外包服務(wù)行為，將檔案管好、存好、用好。