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檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》
發(fā)布時間:2020-04-08 瀏覽數:895
 前 言 
 本標準代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》。     
 本標準與DA/T 22-2000相比主要變化如下:     
 ——標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改;    
 ——將標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料;    
 ——調整歸檔文件分類方法;     
 ——增加歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求;     
 ——增加歸檔文件檔號結構和編制要求;     
 ——將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號;    
 ——在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。     
 本標準的附錄A是規(guī)范性附錄,附錄B、附錄C、附錄D、附錄E是資料性附錄。 
 本標準由國家檔案局提出并歸口。 
 本標準起草單位:國家檔案局檔案館(室)業(yè)務指導司。     
 本標準主要起草人:許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅 吳惠敏 劉峰 王勤 宋涌     
 本標準于2000年12月6日首次發(fā)布。 
 歸檔文件整理規(guī)則 
 1 范圍 
 本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。 
 本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。 
 2 規(guī)范性引用文件 
 下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。     
 GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范   
 DA/T 1-2000 檔案工作基本術語    
 DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則 
 DA/T 25-2000 檔案修裱技術規(guī)范     
 DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范 
 3 術語和定義 
 下列術語和定義適用于本標準。    
 3.1     
 歸檔文件 archival document(s) 
 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質和電子文件材料。 
 3.2  
 整理 arrangement 
 將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等),使之有序化的過程。
 3.3    
 件 item 
 歸檔文件的整理單位。     
 3.4     
 檔號 archival code 
 在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼,以體現歸檔文件的類別和排列順序。     
 4 整理原則     
 4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯系。     
 4.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值,便于保管和利用。     
 4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。     
 4.4 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。 
 5 一般要求     
 5.1 組件(件的組織)   
 5.1.1 件的構成 
 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。 
 5.1.2 件內文件排序 
 歸檔文件排序時,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;原件在前,復制件在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。 
 5.2 分類     
 5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。    
 5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。     
 a)按年度分類 
 將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度??缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。    
 b)按機構(問題)分類     
 將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用,不能同時采用。采用機構分類的,應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類,涉及多部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。采用問題分類的,應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。   
 c)按保管期限分類 
將文件按劃定的保管期限分類。     
 5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。
 5.3 排列     
 5.3.1 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按時間結合事由排列。   
 5.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。     
 5.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
 5.4 編號    
 5.4.1 歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。     
 5.4.2 檔號的結構宜為:全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號。    
 上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用"·"隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
 5.4.3 檔號按照以下要求編制:    
 a)全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數字或者字母與數字的結合標識,按照DA/T 13-1994編制。    
 b)檔案門類代碼?年度:歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如“2013”。     
 c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。    
 d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識,如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(問題)分類的,應省略機構(問題)代碼。    
 e)件號:件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號,用4位阿拉伯數字標識,不足4位的,前面用“0”補足,如“0026”。     
 5.4.4 歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。    
 5.4.5 歸檔章應將檔號的組成部分,即全宗號、年度、保管期限、件號,以及頁數作為必備項,機構(問題)可以作為選擇項(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)按照5.4.3編制,頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A 圖A2)。為便于識記,歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識,機構(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識(見附錄A 圖A3)。    
 5.5 編目     
 5.5.1 歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細,便于檢索。     
 5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。    
 a)序號:填寫歸檔文件順序號。 
 b)檔號:檔號按照5.4.2-5.4.3編制。     
 c)文號:文件的發(fā)文字號。沒有文號的,不用標識。     
 d)責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。     
 e)題名:文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的,應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[ ]”。    
 f)日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如19990909。     
 g) 密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。    
 h)頁數:每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。    
 i)備注:注釋文件需說明的情況。     
 5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設置(見附錄B 圖B1)。    
 5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄,應編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。 
 6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架    
 6.1 修整    
 6.1.1 歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。    
 6.1.2 歸檔文件已破損的,應按照DA/T 25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。    
 6.1.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。    
 6.1.4 對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。 
 6.2 裝訂    
 6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。    
 6.2.2 應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。 
 6.2.3 用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。    
 6.2.4 永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數較少的,使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。    
 6.2.5 永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。    
 6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。    
 6.3 編頁     
 6.3.1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。    
 6.3.2 頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。     
 6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。    
 6.4 裝盒 
 將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。 
 6.4.1 檔案盒     
 6.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。    
 6.4.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見附錄D 圖D2、圖D3)。其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。    
 6.4.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。 
 6.4.2 備考表    
 備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。    
 a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。     
 b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。    
 c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。    
 d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。    
 e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。
 6.5 排架    
 6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。    
 6.5.2 歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。    
 6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。 
 7 歸檔電子文件的整理要求     
 7.1 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。
 7.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執(zhí)行。    
 7.3 歸檔電子文件整理,應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894等標準的應用系統(tǒng)。 
  • 李經理
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